In deel 7 hebben wij het gehad over de fases van autoverhuur waarin het geld wordt verdiend, te weten (i) de aankoop, (ii) de verhuur en (iii) de verkoop. De rode draad daarin was dat jij als autoverhuurorganisatie een consistente strategie moet hebben en jouw aankoop-, verkoop en huurprijsbeleid daarop dient af te stemmen. Op basis van de daadwerkelijke resultaten stuur je vervolgens onderbouwd bij.
Wij merkten op dat de autoverhuursoftware jou hierin dient te ondersteunen door alle relevante financiële zaken te kunnen registreren en daar vervolgens inzichtelijke en duidelijke rapportages van te maken. Hierover geven wij in dit deel tekst en uitleg.
Doelstellingen
Je hebt niets aan rapportages op het moment dat je ze enkel gebruikt om naar te kijken. De data moet door jou omgezet worden in bruikbare informatie.
Dat lukt echter alleen op het moment dat de rapportages relevante data tonen op een logische wijze. Bij diverse autoverhuursoftware hebben wij leuke grafieken gezien, waar je eigenlijk helemaal niets mee kan. Bij andere autoverhuursoftware diende je eerst de data uit de database te halen en vervolgens te bewerken, voordat je er relevante informatie uit kon halen.
Goede autoverhuursoftware houdt echter rekening mee met de informatie die jij nodig hebt in jouw verhuurorganisatie. De volgende informatie dient minimaal gedestilleerd te kunnen worden:
-
- Inzicht in de bezettingsgraad (per voertuig): Overzicht van Onder- en Overbezette Voertuigen.
-
- Inzicht in omzet op detailniveau (per voertuig): Rendement van Kale huur, Verzekeringen, Kilometerpakketten en Extra’s
-
- Inzicht in kosten op detailniveau (per voertuig): Afschrijvingskosten, Leasekosten, Schades, Transportkosten, Niet doorbelaste brandstofkosten en Onverhaalbare Boetes.
-
- Inzicht in winstgevendheid (per voertuig): Overzicht van Daadwerkelijk Rendement
Registratie van Gegevens
In Deel 5 – Voertuigbeheer hebben wij beschreven welke zaken geregistreerd moeten kunnen worden om uiteindelijk tot goede financiële analyses te komen. Hieronder vatten wij deze samen.
Registratie van Inkomen
Het registreren van inkomen is het makkelijkst aangezien dat vanzelf gaat tijdens het verhuurproces. Immers, de klant plaatst een reservering voor een voertuig met eventuele extra’s en -kort door de bocht- betaalt het huurbedrag en eventuele extra’s uiteindelijk.
Op basis van de geregistreerde huurinkomsten wordt in de autoverhuursoftware een rapportage gemaakt, waarbij onderscheid gemaakt wordt tussen de kale huur, kosten voor vermindering eigen risico (verzekering), kilometerpakketten en alle overige extra’s.
Eigenlijk hoef je dus niet na te denken over de registratie van inkomen. Dat is echter anders in het geval dat jij verhuurt vanuit meerdere locaties. In dat geval dien je wellicht het systeem anders in te (laten) richten om het inkomen per locatie inzichtelijk te maken. Daarbij speelt ook mee of je gebruik maakt van een ‘shared-fleet’ of een ‘fixed-fleet’.
Het is overigens belangrijk om te schakelen met iemand van de financiële afdeling voordat je begint met de inrichting van jouw nieuwe autoverhuursoftware. Sommige boekhouders wensen voor ieder soort inkomen te koppelen aan een apart grootboek, terwijl andere boekhouders al het inkomen op een grote hoop gooien, waarbij voor de data-analyse naar de rapportages wordt verwezen.
Registratie van Kosten
Voor de registratie van kosten is een grotere rol weggelegd voor de medewerkers van de verhuurorganisatie. Zaken als de aankoopprijs, maandelijkse afschrijving en andere terugkerende kosten, overhaalde schades, boetes en tankkosten dienen geregistreerd te worden om een goed overzicht te krijgen van de kosten. Hoewel de terugkerende kosten slechts één keer hoeven te worden ingeboekt, dienen incidentele kosten vaak handmatig geregistreerd te worden.
Ook bij de registratie van kosten dien je extra aandacht aan de inrichting van het verhuursysteem te besteden op het moment dat je meerdere locaties hebt en raden wij sterk aan om dit samen met jouw boekhouder te bekijken.
Rapportages
Data kan op vele manieren worden gepresenteerd, waarbij wij een onderscheid maken tussen (i) Grafieken, (ii) Tabellen en (iii) Rauwe Data.
i. Grafieken
Mensen zijn over het algemeen visueel ingesteld, waardoor vaak gevraagd wordt naar een weergave in grafiek-vorm. Ook wij zien grafieken graag, maar over het algemeen kan uit deze manier van presenteren de minst concrete informatie afgeleid worden.
Grafieken zijn echter wel handig om in één opslag een algemene indruk te krijgen van de prestaties van een voertuig. In een grafiek zie je bijvoorbeeld snel in welke maanden het voertuig veel omzet genereerd en in welke maanden juist minder.
ii. Tabellen
Voor een meer gedetailleerde analyse heb je een dataweergave in tabelvorm nodig zoals hieronder. Aan de hand van de daadwerkelijke getallen kun je precies nagaan of bijvoorbeeld jouw voertuig in een desbetreffende maand een positief rendement heeft behaald of juist niet.
Wij zijn dan ook van mening dat een tabelweergave essentieel is voor rapportages in autoverhuursoftware. Bij voorkeur kun je deze data eenvoudig filteren en sorteren.
iii. Rauwe Data
De meest zuivere vorm van data is de ruwe data die jij rechtstreeks kan halen uit de bron -- lees de onderliggende database. Voor de gevorderde data analist kan dit gewenst zijn om meer diepgaande analyses uit te voeren.
Aan de slag!
Veel autoverhuurders besteden weinig tijd aan data-analyse. Dat is zonde, want jouw data is een goudmijn. Met beperkte inspanning (ervan uitgaande dat je goede autoverhuursoftware hebt), kun je enorm veel informatie halen uit jouw data, zoals antwoorden op de volgende vragen:
- Bezetting: Van welke type voertuig heb ik er nog niet genoeg (overbezetting) en welke types voertuigen moet ik misschien van de hand doen (onderbezetting);
- Omzet per categorie: Verkopen mijn medewerkers voldoende extra’s en accessoires?
- ROI: Op welke voertuigen verdien ik het meeste geld?
- Kill your Darlings: Welk type voertuigen dien ik niet meer aan te bieden?
- Kill your Darlings 2: Welke accessoires dien ik niet meer aan te bieden?
- Kortingen: Wordt er teveel korting gegeven?
- Conversie optimalisatie: Wanneer moet ik welke extra’s en accessoires aanbieden in het verhuurproces?
- Tarieven: Wanneer ben ik te duur en wanneer te goedkoop?
- En nog veel meer…
Ga ermee aan de slag. Kies één vraag uit en probeer er een duidelijk antwoord op te geven. Daarbij raden wij aan om eerst een onderzoeksvraag op te stellen: ‘ik verdien geld op mijn reclameauto’ en deze aan de hand van de data te bevestigen dan wel te ontkrachten.
_Laten we aannemen dat je op dit moment met reclameauto’s geen positief rendement behaalt. _
De volgende stap is om iets te verzinnen waarmee jij wel winst gaat maken op reclameauto’s. Stel een hypothese op en voer die uit. Een voor de hand liggende optie is om de huurprijs te verhogen. Dit gaat echter alleen werken op het moment dat jouw bezettingsgraad hoog is. Als jouw bezettingsgraad tegenvalt, dan is het logischer om een aantal reclameauto’s te verkopen.
Goed, en dan…?
Geavanceerd: Blijven Bijsturen
Data is dynamisch. Op het moment dat jij iets verandert in jouw organisatie -zoals een hogere huurprijs- heeft dit uiteindelijk ook invloed op het resultaat onder de streep.
Onafhankelijk de uitkomst is jouw experiment altijd geslaagd. Hogere winst? Mooi, goede keuze. Lagere winst? Ook mooi, je hebt jouw hypothese ontkracht.
De volgende stap is om weer een nieuw experiment op te zetten: Stel dat ik de prijs van mijn reclamevoertuigen halveer... Krijg ik dan 1.5 keer zoveel klanten? In de wetenschap dat iedere klant die een reclamevoertuig huurt, gemiddeld nog 2 keer terugkomt voor een ander type voertuig, zou dat uiteindelijk positief zijn.
Uitvoeren, analyseren en vervolgens bijsturen. En opnieuw…!
Afsluiting
In dit onderdeel hebben wij het belang van goede rapportages weergegeven. Door jouw autoverhuursoftware goed in te richten en alles te registreren, stel je goede autoverhuursoftware in staat om voor jou de belangrijkste data overzichtelijk weer te geven. Hier kun jij vervolgens informatie aan ontlenen.
Vervolgens is het aan jou om wat met de data c.q. informatie te doen. Stap 1: Analyseer jouw verhuur business aan de hand van de data. Stap 2: Stel een nieuwe hypothese op en experimenteer. Stap 3: Terug naar stap 2!
Hopelijk heb je met dit deel nieuwe inzichten gekregen om jouw resultaten te verbeteren en begrijp je hoe jouw autoverhuursoftware daaraan bij dient te dragen.
In het volgende deel zoomen wij in over de mogelijkheden van verhuursoftware door in te gaan op de technische aspecten van goede autoverhuursoftware. Hierin leggen wij de nadruk op de koppeling met de website (API).