Ben jij niet meer tevreden met je huidige softwareleverancier of wil jij simpelweg jouw bedrijfsprocessen verbeteren met (betere) autoverhuur software? Dan is deze Ultimate Guide naar goede Autoverhuur software iets voor jou.
In deel 1 lichten alle must-have criteria van goede autoverhuur software uit. Hierbij gaan wij verder dan alleen de inhoud. Ook de technische aspecten komen aan bod. In deel 2 en de daaropvolgende delen gaan wij dieper in op bepaalde processen waarin rekening gehouden dient te worden bij goede autoverhuur software.
Deze Ultimate Guide naar goede Autoverhuur software is geschreven voor autoverhuurders die hun softwareprocessen willen verbeteren. Als je op zoek bent naar een kopie van jouw huidige autoverhuur software met hier en daar wat verbeteringen, dan is dit artikel niet geschikt voor jou.
In deze Ultimate Guide naar goede Autoverhuur software gaan wij dan ook alleen in op de kenmerken die voor bijna alle autoverhuurders relevant zijn. Dat betekent dat wij geen rekening houden met de zogenoemde ‘nitty-gritty’ functionaliteiten die slechts voor sommige autoverhuurders wat kunnen toevoegen, maar niet noodzakelijk zijn voor een goede bedrijfsvoering.
Waar moet goede autoverhuur software aan voldoen (minimale functie-eisen)
“Goede autoverhuur software stelt jou in staat stellen om de kernprocessen van jouw business vlekkeloos uit te voeren en te verbeteren.”
Kernprocessen autoverhuur
Goede auto verhuursoftware dient zich primair te focussen op de kernprocessen. Dat is natuurlijk geen verrassing, maar laten we even kort stilstaan waaruit de kernprocessen van een autoverhuurbedrijf bestaan:
- Configuratie: Instellen voertuigklasses, voertuigen, prijzen, borg en extra’s;
- ** Operationele verhuur:** uitgeven en innemen van voertuigen;
- Voertuig & klantbeheer: Registratie en onderhoud van Voertuigen en Klanten;
- Financieel: Factureren en beheren crediteuren, betalen debiteuren.
Benodigde functies voor kernprocessen Nu we stilgestaan hebben bij de kernprocessen is het tijd om hier dieper op in te gaan. Voor ieder kernproces zetten wij hieronder de bijbehorende microprocessen uiteen die in de autoverhuursoftware moet zitten.
Configuratie software Autoverhuur
Bijna iedere autoverhuurder begint met de vraag hoe het planbord eruit komt te zien. Hoewel dit begrijpelijk is vanuit de optiek van een baliemedewerker, zou dit vanuit het management niet de eerste vraag moeten zijn.
Immers, het planbord kan er nog zo mooi uit zien, als de autoverhuursoftware niet ingesteld kan worden zodat het bij jouw business aansluit dan is de autoverhuursoftware per definitie niet geschikt.
Aanmaken van voertuigklasses
Goede autoverhuursoftware maakt gebruik van voertuigklasses voor de berekening van beschikbaarheid en te hanteren prijzen. Onder een voertuigklasse hangen de specifieke voertuigen zelf.
Bij het aanmaken van voertuigklasses moeten in ieder geval de volgende opties ingegeven kunnen worden voor volledige flexibiliteit:
- Filiaal waaronder de voertuigklasse hangt. Dit is met name relevant als je meerdere soort bedrijven (budget en premium) in de verhuursoftware wilt onderbrengen.
- Code om de voertuigklasses te herkennen.
- Beschrijving om de voertuigklasse te beschrijven.
- Categorie voertuigen (bijv. bestelbus, personenauto en koelwagen). Dit is nodig om de voertuigklasses eenvoudig in te delen en gemakkelijk te kunnen filteren;
- Prijsmethode: Hanteer je prijzen per 24 uur of per kalender dag? Door deze methode op voertuigklasse te selecteren, kan je per voertuigklasse onderscheid maken.
- Overboekingsklasse: Hoewel dit niet echt een must-have is voor de meeste verhuurders, geeft de aanwezigheid van deze optie aan hoe toekomstbestendig de verhuursoftware is. De optie is bedoeld om eventuele overboekingen automatisch naar een andere voertuigklasse te verplaatsen, zodat je optimaal kunt verkopen.
- Extra’s: aan iedere voertuigklasse moet je aparte extra’s kunnen hangen. Het zou immers raar zijn als klanten een verhuispakket kunnen bestellen indien ze een personenauto huren.
Voertuigen aanmaken
Voertuigen die worden aangemaakt komen onder een voertuigklasse te hangen. Bij het aanmaken van een voertuig vul je eigenschappen van het voertuig in, maar ook bijvoorbeeld de aanschafwaarde, afschrijving en (maandelijkse) kosten. Dit is van essentieel belang om de winstgevendheid van een voertuig te bepalen.
Prijzen instellen
De zogeheten ‘pricing engine’ is misschien wel het belangrijkste van verhuursoftware. Goede verhuursoftware wordt gebouwd om de pricing engine heen, die de flexibiliteit geeft om een zo groot mogelijk rendement te halen (in lijn met de kenmerken van jouw autoverhuur business). Veel verhuur systemen hebben dit niet op de juiste manier opgebouwd, doordat -in een later stadium- aspecten als dynamic pricing worden ingebouwd. Hierdoor ontstaat een groot risico op spaghetti-code, hetgeen invloed weer invloed heeft op de betrouwbaarheid en schaalbaarheid van het verhuurpakket.
Wij zijn van mening dat dynamic pricing op termijn de norm wordt. Als je dit echter (nog) niet belangrijk vindt, is de minimale basis die de autoverhuursoftware moet bevatten als volgt:
- Seizoenen: om onderscheid te maken in prijzen per seizoen / jaar. Tarieven dienen eenvoudig gekopieerd en aangepast te kunnen worden naar een daaropvolgend seizoen;
- Prijs per dag(deel): Prijzen moeten flexibel ingesteld kunnen worden per periode. Een dag huren is over het algemeen duurder dan een werkweek of een geheel weekend.
Borg
De mogelijkheid tot instellen van Borg is eveneens van essentieel belang. Goede software, biedt de mogelijkheid om meerdere soorten borg in te stellen per voertuigklasse (hoge borg, lage borg). Deze soorten borg kunnen vervolgens gekoppeld worden aan een extra (afkoop eigen risico).
Extra's
Wij noemen de extra’s (upsells) ook wel de cash cow van de verhuurbusiness. Marges op extra kilometers, verhuispakketten of inzittendeverzekeringen zijn immers stukken hoger dan op het voertuig zelf.
Het is daarom van essentieel belang dat deze extra’s op een goede manier gekoppeld kunnen worden per voertuigklasse en (misschien) zelfs per locatie. Vraag ook na of er nagedacht is over het bijhouden van de beschikbaarheid van de extra’s.
Operationele Verhuur & autoverhuur systeem
Uitvoer Operationele verhuur: Maken en beheren van een Reservering
Het meest belangrijke van verhuursoftware is de mogelijkheid van het maken en beheren van een reservering. De stappen moeten dusdanig eenvoudig zijn, zodat een reservering binnen 2 minuten wordt gemaakt.
Op basis van feedback van tientallen autoverhuurders zijn wij tot de volgende (best practice) stappen gekomen:
** Reservering maken ** Stap 1: Invullen datum en tijd; Stap 2: Selecteren beschikbaar voertuig met bijbehorende prijs; Stap 3: Extra's toevoegen; Stap 4: Basis klantgegevens invullen; Stap 5: Reservering per e-mail bevestigen door voertuig al dan niet automatisch toe te wijzen;
** Voertuig ophalen ** Stap 1: Reminder verkoop extra's; Stap 2: Klantgegevens verder aanvullen; Stap 3: Aanmaken voorlopige factuur en betaling afhandelen; Stap 4: Voertuig inspectie (schade-, brandstof- en kilometerstandcheck)
** Voertuig Retour ** Stap 1: Voertuig Inspectie (schade-, brandstof- en kilometerstandcheck); Stap 2: Eventuele kosten voor brandstof, AdBlue en schades registreren; Stap 3: Eindfactuur opmaken; Stap 4: Eventuele correcties op de eindfactuur (nakomende boetes).
Voor shortlease en lease gelden in principe dezelfde stappen, maar met een paar uitzonderingen:
- bij het maken van een reservering hoeft in sommige gevallen alleen aan ophaaldatum en tijd ingevuld te worden;
- reserveringen kunnen (automatisch) verlengd worden;
- termijnfacturatie geschiedt automatisch (vooraf of achteraf).
Tot slot beschikt goede autoverhuur software over de mogelijkheid om reserveringen eenvoudig te verlengen en voertuigen om te wisselen.
Overzicht Operationele Verhuur (Planbord en Dashboard)
Een goede verhuurder heeft overzicht. Vragen als: “Hoeveel auto’s moet ik vandaag verhuren?” en “Welke auto’s heb ik nog beschikbaar?” moeten in één oogopslag helder zijn.
Dit kan op twee manieren: 1) via het planbord (visueel) en 2) in een dashboard. Beide opties dienen beschikbaar te zijn voor volledige flexibiliteit en overzicht.
** Planbord **
Aangezien de meeste mensen visueel ingesteld zijn, is het belangrijk dat er een overzicht visueel wordt weergegeven in een zogeheten ‘planbord’. In dit planbord wordt per voertuigklasse reserveringen weergegeven met een verschillende kleur per status. Reserveringen kunnen eenvoudig worden ingezien door erop te klikken.
Voor een goed overzicht moet het planbord op meerdere manieren ingesteld kunnen worden via bijvoorbeeld filters op locaties, categorieën, voertuigklasses, eigenschappen voertuigen. Ook een dag, week- en maandweergave zijn geen overbodige luxe.
Ook is het gebruikelijk dat vanuit het planbord ook direct reserveringen gemaakt kunnen worden (drag & drop reserveringen), reserveringen ingezien kunnen worden.
Tot slot, dient het planbord weer te geven welke voertuigen momenteel in onderhoud zijn en of een voertuig eventueel getransporteerd dient te worden.
** Dashboard **
In aanvulling op het planbord, geeft het dashboard een overzicht van de operationele taken. Hierin kun je bijvoorbeeld eenvoudig opzoeken welke voertuigen vandaag worden opgehaald, in welke reserveringen nog een voertuiginspectie gedaan moet worden, welke personen hun voertuig nog moeten inleveren en in welke reserveringen nog een betaling openstaand.
Voertuig & Klantbeheer
Voertuigbeheer
Goede verhuursoftware beschikt ook over een voertuigbeheer module. Hierin dien je de eigenschappen van de voertuigen bij te houden, schades te registreren en -wellicht het meest belangrijke- kosten behorend aan het voertuig te kunnen bijhouden. Denk hier bijvoorbeeld aan houderschapsbelasting en leasekosten. Het laatste is essentieel om uiteindelijk het rendement (ROI) van een voertuig te berekenen.
Klantbeheer
Ten minste net zo belangrijk is het beheer van jouw klanten. Het is van groot belang dat je eenvoudig klanten kunt opzoeken, klanten met openstaande bedragen kunt opsporen en de reserveringsgeschiedenis van een klant in kunt zien.
Financiële zaken
Reservering gerelateerde financiële zaken moeten mogelijk zijn in de autoverhuur software. Het maakt daarbij niet uit of de autoverhuur software een eigen boekhoudprogramma heeft of gekoppeld is met externe boekhoudsoftware.
Veel autoverhuurders vragen echter niet of nauwelijks naar hoe de financiële zaken geregeld zijn bij de autoverhuur software. Meestal beperken de vragen zich tot: ‘kan ik ook factureren?’ of ‘hebben jullie ook een boekhoudkoppeling?’
Op zich goede vragen, maar je zou nog veel meer vragen moeten stellen…
Ons advies: zorg ervoor dat je naar de ins en outs van het facturatieproces vraagt en deze bespreekt samen met je financiële administratie.
Hoe werkt de Facturatie precies?
Na afloop van de reservering dient een eindafrekening (factuur) gemaakt te worden. Dit is verplicht voor zakelijke klanten, maar ook voor particuliere klanten willen graag een betaalbewijs.
Veel gestelde vraag is hoe boekhoudkundig omgegaan dient te worden met een dergelijke factuur voorafgaand aan de reservering. Het antwoord hangt af van de vraag of het korte- of lange termijn huur betreft.
** Korte termijn huur **
Best practice bij korte termijn huurovereenkomsten is om aan te sluiten bij het moment van factureren. Een (in Nederland bekritiseerd) alternatief is om aan te sluiten bij het moment van betaling.
Echter, dat geeft geen antwoord op de vraag wat je moet doen met de factuur voorafgaand aan de reservering. Technisch gezien, dien je deze factuur in je boekhouding op te nemen (= omzet). Bij de daaropvolgende eindafrekening dien je dan een eventuele meeropbrengst los te factureren.
Bovenstaande is juist, maar duidt ook op praktische bezwaren. Immers, voor iedere korte termijn huur worden in dat geval minimaal twee facturen gemaakt: 1) de factuur met de hoofdsom, en 2) nagekomen kosten zoals extra kilometers en brandstof.
Goede verhuursoftware houdt hier rekening mee. De factuur bij afgifte van de huurovereenkomst is een zogenoemde pro-forma factuur (voorlopige factuur). Deze wordt niet in de boekhouding geregistreerd. Na afloop van de huurovereenkomst wordt de eindfactuur opgemaakt die direct verrekend en afgeletterd kan worden tegen de reeds ontvangen (borg)betaling van de klant.
** Lange termijn huur **
Bij lange termijn huur werkt het anders. Daarin dient als uitgangspunt inkomen in aanmerking genomen te worden op basis van de ‘percentage of completion’ methode.
Verhuur je bijvoorbeeld jouw voertuig voor een periode van 4 jaar, dan dien je ieder jaar 25% van de totale huurinkomen als inkomsten in aanmerking te nemen. Dit wordt echter ingewikkelder als de huurperiode niet start op 1 januari (ervan uitgaande dat het boekjaar gelijk aan het kalenderjaar is).
Om het niet nodeloos ingewikkeld te maken en eveneens om aan te sluiten bij de commerciële praktijk, dient de verhuursoftware maandelijkse/kwartaal-facturatie mogelijk te maken. Deze facturen, betaald of niet betaald, dienen als inkomsten in aanmerking genomen te worden.
Alternatief is om winst te nemen bij afronden van het contract, de ‘completed contract methode’. Dit is commercieel (soms) toegestaan, maar fiscaal niet. Derhalve, gaan wij hier niet verder op in.
Disclaimer: bovenstaande schetst de hoofdlijnen en gaat niet in op eventuele uitzonderingen.
Borg
Nederlandse autoverhuurders staan vaak toe dat borg wordt betaald met PIN. Dit is anders dan bijvoorbeeld internationale autoverhuurders die alleen creditcard accepteren.
Goede verhuursoftware dient rekening te houden met allebei. In een van de volgende delen gaan wij in op hoe borg op de juiste manier verwerkt wordt in de boekhoudsoftware, zodat (batch) terugbetalingen een fluitje van een cent wordt.
##Technische aspecten Autoverhuur software
Naast de kernfunctionaliteiten is het goed om op een aantal technische aspecten te letten. Is de software koppelbaar, schaalbaar en draait het in the cloud?
Koppelbaar
In een snel digitaliserende wereld is het van essentieel belang dat de autoverhuur software koppelbaar is met andere systemen. Hierbij kun je denken aan simpele koppelingen zoals de Elena-check (zwarte lijst) en een koppeling met de RDW, maar ook aan meer ingewikkelde koppelingen zoals koppelingen met online brokers of koppelingen met het dealer managementsysteem.
Het minimale dat autoverhuur software anno nu moet hebben is een API. De API geeft de flexibiliteit om alles van jouw reserveringssoftware real time te koppelen met jouw website. Niet alleen komen reserveringen dan direct in jouw reserveringssoftware, ook prijsaanpassingen en afbeeldingswijzigingen worden direct doorgevoerd op jouw website. Dit bespaart enerzijds enorm veel tijd en voorkomt het fouten, anderzijds biedt dit nieuwe mogelijkheden tot rendementsoptimalisatie (bijvoorbeeld via dynamic pricing).
Schaalbaar
Een ander zeer belangrijk aspect voor ‘duurzame’ autoverhuur software is de schaalbaarheid. Dit is enorm lastig om als leek te bepalen, aangezien dit niet zichtbaar is. Indien de code echter niet goed is geschreven (lees: spaghetticode en geen testscripts), dan bestaat bij iedere update kans dat er fouten elders in het systeem optreden. Dit leidt over het algemeen tot veel frustratie en hoge kosten voor zowel de softwareleverancier als de autoverhuurder en uiteindelijk zorgt dit er ook voor dat het verhuurpakket niet snel kan doorontwikkelen.
Cloud Based
Bij het schrijven van dit artikel hebben wij een discussie gehad of we dit punt op moesten nemen. Immers, alles is tegenwoordig toch Cloud Based? Dat blijkt niet het geval. Er zijn nog veel autoverhuurders die een eigen server hebben aangeschaft waarop de software draait. Deze dienen zij zelf te onderhouden, hetgeen eveneens kosten en frustratie met zich meebrengt.
Voordelen van Cloud Based software is dat:
- je overal en altijd toegang hebt tot je data;
- je meer opslag hebt dan op je eigen hardware;
- minder kosten (geen aanschaf eigen server en inhuur IT personeel);
- schaalbare capaciteit;
- eenvoudig om updates door te voeren en back-ups in te stellen.
Afronding
In dit artikel hebben wij een overzicht gegeven van de minimale functionaliteiten die goede autoverhuur software moet hebben. De software moet ten minste de kernprocessen mogelijk maken (Configuratie, Operationele verhuur, Voertuig & klantbeheer, Financiën).
Daarnaast hebben we in dit artikel een aantal technische aspecten aangekaart waarop je dient te letten bij het beoordelen van de verhuursoftware.
In deel 2 van de ultimate guide naar goede autoverhuur software en verder gaan wij dieper in op modules die goede autoverhuur software dient te hebben.