In deel 1 van de serie: Autoverhuur software – Ultimate Guide naar goede Autoverhuur software anno nu hebben wij alle must-have criteria van goede autoverhuur software uitgelicht.
In dit deel staan wij stil bij de configuratie van voertuigen en voertuigklasses. Hoewel deze guide geschreven is voor verhuurders die op zoek is naar nieuwe autoverhuur software, is deze guide ook geschikt voor verhuurders die een beter begrip willen hebben van de optimale configuratiemogelijkheden.
Het verschil tussen voertuigklasses en voertuigen
Voordat wij dieper op de materie induiken, is het goed om een goed begrip te hebben van de essentiële verschillen tussen voertuigen en voertuigklasses.
Kort door de bocht: een voertuigklasse is de verzamelgroep van een aantal voertuigen.
Waarschijnlijk denk je nu, dat is mooi maar wat moet ik hiermee? Mooi, laten we een stapje dieper erop in gaan. Je kunt de voertuigklasse zien als het ‘voertuig’ waarmee je naar buiten treedt op bijvoorbeeld je website. De voertuigklasse bepaalt de prijs, de extra’s (upsells), de hoogte van de borg, het eigen risico en de beschikbaarheid. Het voertuig zelf is voornamelijk intern van belang. Ieder voertuig heeft unieke kenmerken. Niet alleen de kleur en het merk kunnen verschillen, maar ook de aankoopprijs, restwaarde, afschrijving, leasekosten, APK-keuringen en voertuigdocumenten.
Voorbeeld 1 – Korte Termijn Verhuur
In de korte termijn verhuur is het gebruikelijk om meerdere soorten voertuigen onder te brengen in één klasse. Een Mercedes Vito en een Citroen Jumpy kunnen bijvoorbeeld beide als een 6m³ bestelbus worden verhuurd. De prijs voor beide soorten voertuigen is identiek. Ook de borg, de mogelijke extra’s en het eigen risico is voor beide voertuigen hetzelfde.
Een ander voorbeeld voor personauto’s is bijvoorbeeld de ‘budget-klasse’. Hieronder valt bijvoorbeeld de Toyota Aygo maar ook de Volkswagen Up.
Voorbeeld 2 – (Short-)lease
In de (short-)lease is het type voertuig belangrijker. Het is in dat geval ook aan te raden om voor ieder soort voertuig een aparte voertuigklasse te maken. In plaats van de voertuigklasse 6m³ bestelbus, krijg je dan voertuigklasse Mercedes Vito en voertuigklasse Citroen Jumpy. Bij de personenauto’s krijg je zowel een klasse Toyota Aygo en een klasse Volkswagen Up.
Configureren van Voertuigklasses
Nu we het verschil tussen voertuigen en voertuigklasses duidelijk hebben, staan we stil bij de minimale zaken die je op het niveau van voertuigklasses in dient te vullen.
Algemeen
Qua algemene zaken, dien je in ieder geval de volgende eigenschappen in te kunnen vullen:
- Beschrijving
- Klasse code
- Status
- Branch
- Categorie
- Foto’s
- Naam voor website
- Korte beschrijving voor website
- Lange beschrijving voor website
Prijzen
De prijzen vul je in op het niveau van voertuigklasses. Hierin bepaal je ook of de voertuigklasse een per 24 uur prijs heeft of dat de prijs berekent dient te worden per kalenderdag.
Afhankelijk van de prijsmethode (24 uur / kalenderdag), dien je per voertuigklasse onderscheid te kunnen maken van de prijzen voor een bepaald tijdsbestek. Denk bijvoorbeeld aan prijs per dagdeel, per dag, werkweek, weekend een volledige week en een maand.
Essentieel is dat de prijzen eenvoudig aanpasbaar zijn. In onze verhuursoftware hebben wij ervoor gekozen om alle prijzen weer te geven in een prijsmatrix. Hierin kun je per seizoen aangeven welke prijs van toepassing is.
Graag staan wij nog even stil bij de configuratie van een halve dag prijs. Veel autoverhuurbedrijven met bestelbussen hanteren immers een dagdeelprijs, maar alleen op een doordeweekse dag. Daarbij geldt het dagdeeltarief alleen tussen bijvoorbeeld 08:00 en 12:00, 12:00 en 16:00 en na 16:00. Om handmatige aanpassingen te komen en voor de koppeling met jouw website is het van belang dat dit goed is geprogrammeerd in jouw verhuursoftware.
Volledigheidshalve merken wij op dat wij dynamische prijzen in dit deel van de Ultimate Guide buiten beschouwing laten. Het enige dat wij er nu over zeggen is dat toekomstbestendige verhuursoftware rekening heeft gehouden met dynamische prijzen bij het bouwen van de software. De workarounds die sommige partijen toepassen is onzes inziens niet werkbaar c.q. schaalbaar.
Extra’s
Uit een onderzoek naar alle verhuursoftware in de markt, zijn de extra’s over het algemeen het minst goed geregeld. In veel verhuur systemen kunnen extra’s niet per voertuigklasse verschillen. Het resultaat: bij een personenauto kan je een verhuispakket verhuren, kinderzitjes zijn beschikbaar voor koelwagens en een personenbus kan worden uitgerust met een vangmuilkoppeling.
Bovenstaande is vooral een probleem als je de verhuur software koppelt aan jouw website. De websiteontwikkelaars moeten dan veel werk doen om bepaalde extra’s niet weer te geven. Pas je vervolgens de extra’s aan, dan moeten de websiteontwikkelaars ook weer aan de gang. Dit levert aanzienlijke kosten op.
Koppel je de verhuursoftware niet, dan is het probleem kleiner maar alsnog niet wenselijk.
Borg & Eigen Risico
Veel autoverhuurders kiezen ervoor om de borg en het eigen risico af te laten hangen van de voertuigklasse. Om deze reden is het ook logisch dat je per voertuigklasse de borg kunt instellen.
Beschikbaarheid (verdiepend)
Uitgangspunt is dat er evenveel reserveringen gemaakt kunnen worden op een voertuigklasse als dat er voertuigen zijn. Met andere woorden: indien je vijf voertuigen hebt van voertuigklasse B, dan kan voertuigklasse B vijf keer gereserveerd worden.
Echter, nu kan het zo zijn dat je over een paar maanden meer voertuigen geleverd krijgt. Deze voertuigen kun je over een paar maanden dus ook verhuren en het liefst hebben klanten deze voertuigen ook al gereserveerd. Om dit resultaat te bereiken dien je in de meeste systemen de voertuigen handmatig op te voeren en vervolgens op inactief te zetten tot de datum van levering.
Hoewel dit werkt, is dit enorm tijdsintensief. In de praktijk wordt dit dan ook niet vaak gedaan, waardoor omzet wordt misgelopen. Een goed verhuur pakket regelt dit slimmer op een relatief eenvoudige wijze. Namelijk door de beschikbaarheid van de voertuigklasses te kunnen overschrijven. Hiermee speel je in op een flexibel wagenpark (opschalen en afschalen).
Een goede prijsbepaling is de basis van goed werkende software. Met onze bovenstaande tool, kunnen wij testen of de prijsopties op de juiste momenten worden toegepast.
Configureren van Voertuigen
Hoewel de voertuigklasse het belangrijkst is voor de omzet en de dagelijkse business, is de configuratie van voertuigen ten minste net zo belangrijk. Het belangrijkste aspect hierbij zijn de kosten van de voertuigen.
Algemeen
Voordat we induiken op de geavanceerde configuratie, staan we kort stil bij de gegevens die je per voertuig dient in te kunnen vullen.
- Type
- Merk
- Model
- Bouwjaar
- Registratienummer
- Chassisnummer
- Kleur
- Motor nummer
- Inspectielijst ophalen en terugbrengen
- Defect Sjabloon
- Brandstofsoort
- Huidige locatie.
Koppeling met Voertuigklassen
Zoals we hierboven hebben beschreven, dient een voertuig gekoppeld te worden aan één (of meerdere) voertuigklasse(s). Dit dient per voertuig ingesteld te kunnen worden.
Kilometerstand en Brandstoftank
Een voertuig heeft een kilometerstand en een hoeveelheid brandstof. Dit dien je dan ook in te kunnen vullen. In beginsel is dit eenmalig, aangezien deze eigenschappen bij iedere verhuur zullen wijzigen.
Schades & Onderhoud
Verhuur gaat onvermijdelijk gepaard met schades. Het is belangrijk dat je deze schades kunt registreren en foto’s daarbij kunt toevoegen. Net zo belangrijk is dat er een logboek bijgehouden wordt van alle geregistreerde schades, maar ook welke schades zijn verholpen. Voor onderhoud aan de auto geldt hetzelfde.
Tip: check of de schade van de auto geregistreerd wordt in de loopvolgorde. Bij het registreren van schades loop je een rondje om de auto heen. Het is dan ook logisch dat de schade in dezelfde volgorde geregistreerd kan worden.
Kosten registreren (geavanceerd)
Bovenstaande onderdelen zijn van groot belang voor de dagelijkse verhuur. Tegelijkertijd nemen wij het standpunt in dat er één onderdeel misschien wel nog belangrijker is: het registreren van kosten.
Hierbij hebben we het over bijvoorbeeld de maandelijkse afschrijving, houderschapsbelasting, onderhoudskosten en niet doorbelaste schades en brandstof. Registratie van deze kosten per voertuig is essentieel om uiteindelijk het rendement per voertuig te kunnen berekenen. In veel verhuur pakketten wordt hier onvoldoende aandacht aan besteedt. Overigens is het natuurlijk ook van belang dat deze kosten vervolgens worden doorgestuurd naar de boekhouding (bijvoorbeeld door een Real Time koppeling met boekhoudsoftware).
Eigendom (geavanceerd)
Het hoeft natuurlijk niet per sé zo te zijn dat een voertuig in jouw wagenpark ook daadwerkelijk jouw eigendom is. Per voertuig wil je dan ook registreren of het eigen bezit is of inhuur. In geval van inhuur is de logische vervolgvraag: wie is de eigenaar (van wie huur ik in)?
Als je dit registreert, kun je er gelijk een stap verder mee gaan. Momenteel geldt bij inhuur vaak een gereduceerd huurtarief voor de periode van inhuur. Echter, je kunt hier ook commissie modellen op maken. De eigenaar krijgt in dat geval een bepaald percentage van de opbrengst die jij met zijn voertuig behaalt. Als verhuurder kan je zo het risico van verhuur verschuiven naar de eigenaar.
Overig
Tot slot is het handig om per voertuig documenten op te slaan (vb. groene kaart) en reminders in te stellen voor bijvoorbeeld de APK en andere terugkerende zaken.
Afsluiting
In dit deel van de Ultimate Guide naar goede Autoverhuur software anno nu zijn wij ingegaan op de configuratie van voertuigen en voertuigklasses. Wij hopen je hiermee een goede leidraad te geven bij de zoektocht naar nieuwe toekomstbestendige autoverhuur software.
_Disclaimer: de kenmerken die genoemd worden in dit artikel zijn een goede basis voor de voertuigklasses en voertuigen. Echter, voor een volledige administratie raden wij aan nog meer te registreren. Dit lichten wij graag in een persoonlijk gesprek toe. _