In deel 4 hebben wij gekeken naar hoe de operationele huurprocessen verwerkt dienen te worden in autoverhuursoftware. Deze week staan wij stil bij voertuigbeheer. Specifieker gaan wij in op de zaken gerelateerd aan een voertuig die je moet kunnen registreren om een volledig beeld van de operationele en financiële status van jouw wagenpark te hebben. Wij sluiten af met onze visie over de relevantie van bezettingsgraad.
Aankoop van een Voertuig
Het beheer van een voertuig begint bij de aankoop. Het voertuig komt in je wagenpark, dus je dient de specificaties van het voertuig te registreren in jouw autoverhuur software. Ervan uitgaande dat het voertuig in eigen bezit komt (geen inhuur), raden wij het zeer sterk aan om ook ten minste de volgende zaken te registreren:
- Aankoop- c.q. registratiedatum;
- Aankoopprijs;
- Kilometerstand bij aankoop;
- Afschrijvingsperiode;
- Maandelijks afschrijving.
Bovenstaande zaken zijn onder andere nodig om het rendement van het voertuig te bepalen. Hierop komen wij later in dit artikel terug.
Gaan we nog een stapje verder, dan kun je denken aan het instellen van herinneringen voor bijvoorbeeld periodiek onderhoud en de APK. Het is daarnaast ook handig om documenten behorend aan het voertuig zoals het kentekenbewijs, overschrijvingsbewijs en verzekeringspapieren te kunnen uploaden in de verhuursoftware. Zo heb je alle documenten altijd bij de hand. Het enige dat je nodig hebt is toegang tot internet.
Tot slot, is het een goed idee om het voertuig te ‘taggen’ met bepaalde kenmerkende eigenschappen van het voertuig. Hierdoor kun je het voertuig later eenvoudig terugvinden door te filteren in bijvoorbeeld het planbord.
Verhuurperiode
De verhuurperiode is voor de meeste verhuurders de spannendste periodes. Hierin maak je maandelijks kosten (verzekering, belasting en onderhoud), word je geconfronteerd met schades en komen er boetes binnen voor het voertuig. Wellicht wordt het voertuig ook nog wel een keer privé gebruikt… 😉
Incidentele en terugkerende kosten
Als wij in gesprek gaan met een potentiële klant en vragen naar de kosten die een doorn in het oog zijn, dan horen wij bijna altijd: ‘De verzekeringskosten’!
Vragen wij vervolgens waar deze verzekeringskosten terug te vinden zijn in hun verhuursoftware, dan krijgen wij eveneens vaak hetzelfde antwoord: ‘Die registreren wij niet in onze verhuursoftware. Wij gooien alle verzekeringskosten op een grote hoop onder de boekhoudkundige post ‘verzekeringskosten’.
Tegelijkertijd beweert bijna wel iedereen te weten hoe hoog het rendement is van hun voertuigen…?!
Om echter het rendement van je voertuig te kunnen bepalen, is het van essentieel belang om de kosten behorende aan het voertuig te kunnen registreren. Hieronder vallen alle directe kosten die bij het voertuig horen. Houderschapsbelasting, BPM, Verzekering, maar ook eenmalige tankkosten, niet doorbelaste schades, onverhaalbare verkeersboetes horen daarbij.
Schadebeheer
Schades en verhuur zijn bijna synoniemen en staan garant voor narigheid.
Als verhuurder schiet je jezelf in de voet indien jij een door de klant gemaakte schade door onoplettendheid niet kunt verhalen.
Aan de andere kant is er vanuit de klant vaak wantrouwen voor het ‘dubbel verhalen van schade’. Je kent het wel, een huurder loopt met een telefoon achter je aan om een filmpje te maken van de aanwezige schade.
Voor beide partijen is het daarom belangrijk dat alle schade goed wordt geregistreerd en dat er transparantie is over de bestaande en nieuw geregistreerde schade. Dit kan door schade (met foto’s) te registreren op een auto-schadekaart. Hierdoor kun jij je klant visueel en tekstueel duidelijk maken welke schade er aanwezig is en welke schade jij eventueel nieuw registreert. De registratie hiervan is een absolute must-have voor goede autoverhuursoftware.
Dat brengt ons gelijk op het inleverproces van de auto. Het is belangrijk dat je bij de eindafrekening geen schadedossier opstuurt indien er geen sprake is van een nieuwe schade. Dit levert verwarring op bij de klant en resulteert in een grote hoeveelheid belletjes.
Boetes
Los van eventuele koppelingen met het CJIB en/of andere derde partijen voor boetes, is het eveneens belangrijk om de chauffeur te kunnen traceren in geval van een boetes. Daarbij zijn twee parameters van belang: het kenteken en de datum van overtreding. Als je deze parameters invult in het systeem, dan zou de verhuursoftware moeten tonen om welke reservering het gaat. Vervolgens kun je dan eventuele aditonele ‘administratiekosten’ doorbelasten.
Verkoop
Na de verhuurperiode volgt als het goed is de verkoop van het voertuig. Bij veel verhuurbedrijven is dit het moment dat het geld wordt verdiend. Het voertuig is fiscaal en commercieel al afgeschreven tot de restwaarde, maar vaak is het voertuig meer waard.
Om de ‘life time value’ van het voertuig goed te berekenen, dien je dan ook de verkoopopbrengst te registreren in de autoverhuursoftware.
Bezettingsgraad versus ReturnOnInvestment
Pas na het doorlopen van de hele cyclus kun je met 100% zekerheid concluderen of het voertuig per saldo geld op heeft geleverd. Deze bereken je als volgt
ROI = Huurinkomsten + Verkoopprijs – Aankoopprijs – Alle Directe Kosten behorend aan het voertuig.
Let er daarbij op dat je geen peren van appels aftrekt. Indien je bij de huurinkomsten de accessoires meeneemt, dien je ook de kosten gerelateerd aan de accessoires hierin mee te nemen.
Wat ons betreft is het dan ook belangrijk om keuzes te baseren op ROI. Dat wil echter niet zeggen dat je persé moet streven naar een zo hoog mogelijke ROI. Het kan ook een tactiek zijn om een minimale ROI na te streven, maar met grote aantallen.
En de bezettingsgraad?
Die is interessant, maar dient niet overschat te worden. Wat heb je liever: een voertuig dat je 3 keer kunt verhuren voor € 100, of een voertuig dat je 6 keer kunt verhuren voor € 30?
Is de bezettingsgraad dan helemaal niet belangrijk?
Jawel. Een structureel lage bezettingsgraad kan erop duiden dat jouw prijzen te hoog zijn, je te weinig aan marketing doet of misschien zelfs een slechte reputatie hebt bij jouw doelgroep. Houd jouw bezettingsgraad dan ook goed in de gaten, maar vaar je er niet blind op!
Bonus: spelen met beschikbaarheid
De internationale autoverhuurders zijn er een ster in. Nadat je een ‘budget’ klasse hebt gereserveerd, hoor je bij de balie dat je een gratis ‘upgrade’ krijgt. Weinig klanten die op dat moment gaan klagen.
Maar wat is er eigenlijk gebeurd? De verhuurder laat zijn populaire klasse overboeken en vangt dit op met de beschikbaarheid van duurdere varianten. Natuurlijk is dit niet per se gewenst, aangezien je de duurdere variant nu voor een lagere prijs weg doet. Als je je echter bedenkt dat klanten gemiddeld in 10% van de gevallen niet op komt dagen, dan is het een goede deal!
Ja het wordt iets ingewikkelder, maar dat valt mee als je goede autoverhuursoftware hebt 😉!